Diligencia de apertura de un libro de actas
El Libro de Actas es un libro obligatorio para las Sociedades Mercantiles donde deben constar los siguientes puntos:
- Los acuerdos tomados por las Juntas Generales, Juntas Especiales y órganos colegiados de la sociedad.
- Datos relativos a la convocatoria y la constitución del órgano.
- Resumen de los asuntos debatidos en junta.
- Intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
- Acuerdos adoptados en junta.
- Resultados de las votaciones.
Es obligatorio para toda empresa el realizar una Junta Ordinaria durante el ejercicio contable. También podrán realizarse más encuentros si se convocan Juntas Generales Extraordinarias. Todas estas reuniones deberán quedar recopiladas por escrito en el Libro de Actas.
Los socios o personas que hubiesen asistido a la Junta General en representación de otros socios que no hayan asistido podrán obtener una certificación de los acuerdos adoptados y de las Actas de las Juntas Generales.
Los administradores de la sociedad deberán presentar el Libro de Actas de forma anual ante el Registro Mercantil de forma obligatoria, siempre que se haya legalizado antes.
¿Cómo se realiza un libro de actas?
Antes de comenzar con la elaboración del libro de actas, deberemos realizar la apertura del libro. Este acto se conoce como diligencia de apertura de un Libro de Actas, y se realiza al principio del inicio de las actividades de la empresa o cuando esta se constituye, o también al iniciar un nuevo ejercicio económico.
Una vez que el libro se complete, se deberá realizar el acto opuesto que es la diligencia del cierre del Libro de Actas.
Este documento deberá recopilar toda la información que haga referencia a las reuniones que se hayan dado entre los socios de la empresa, tanto en Junta Ordinaria como Extraordinaria.
Para elaborar un acta de asamblea ordinaria debemos incluir la siguiente información:
- Día y hora de la reunión.
- Texto de la convocatoria o puntos del orden del día.
- Cantidad de socios que han asistido y que tengan voto (indicando si es voto personal o si acuden en representación de otro socio).
- Resumen de los asuntos que se hayan debatido en la reunión y el conjunto de intervenciones de los asistentes.
- Conjunto de acuerdos a los que se ha llegado y su contenido.
- Resultado de las votaciones.
- Aprobación del acta.
En el Libro de Actas reuniremos toda la información de todas las reuniones entre los socios que se hayan dado durante el ejercicio contable, para que una vez finalizado este se pueda proceder a la legalización y presentación del documento.
La diligencia del cierre del libro de actas deberá recopilar la información acerca del número de actas realizadas y las páginas. Para cerrar el documento debemos hacer constar el número de páginas totales que tiene, el número de actas firmadas y selladas, la fecha del acta inicial y final y la firma de los administradores de la sociedad.
Con la digitalización del Libro de Actas, la legalización de este podrá realizarse utilizando un software que el Registro Mercantil pone a disposición de las empresas conocido como Legalia, que cuenta con instrucciones para realizar el proceso de forma correcta. Este programa también nos permite poder presentar ante el Registro Mercantil el Libro de Actas tras su legalización, adjuntando el archivo en diferentes formatos para poder subirlo a la base de datos del Registro Mercantil.
Para poder acceder a la plataforma es necesario contar con una firma digital. Una vez que el proceso se ha completado se generará un acuse de recibo automático que acredita que el Libro de Actas se ha presentado ante el Registro.
Una vez que la empresa ha finalizado con el trámite se procederá a la diligencia de apertura de un nuevo Libro de Actas para iniciar el nuevo ejercicio contable.
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